Arbetsmiljö, energi, kvalitet och miljö är viktiga områden för alla företag. Boliden Minerals svenska gruvverksamhet systematiserar sitt arbete genom att använda ledningssystem. Det gör att de satsar på IT-stöd för dokument och avvikelsehantering.
Senast 2009 ska alla affärsområden inom gruvföretaget Boliden Mineral vara certifierat enligt standarder för kvalitet, energi, miljö och arbetsmiljö. 2005 började de sin resa genom att starta
två projekt; ett som ska förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet och leda fram till en certifiering, och ett som ska leda fram till ett certifierat energiledningssystem.
– När vi startade de här projekten upptäckte vi snabbt att det behövdes ett datoriserat system för att hantera dokumentationen, berättar Gunnar Rådberg som är miljöchef för den svenska gruvverksam heten och projektledare för ett av projekten.
Omöjligt hålla ordning
Fram till 2005 fanns dokumentationen spridd i pärmar, på intranätet eller i personalens egna datorer. Därmed blev det ibland svårt att veta var ett dokument fanns, om det var rätt version eller om alla hade tillgång till nödvändiga dokument.
– Det blev till slut omöjligt att upprätthålla dokumentationen, säger Gunnar Rådberg.
När de valde att satsa på ett IT-stöd för dokumenthanteringen bestämde de sig samtidigt för att inte bygga något eget system. De ville ha ett som var färdigt att använda och som dessutom skulle vara lätt att hantera. Boliden satsade på Centuris båda system för dokumenthantering och avvikelsehantering. I januari 2006 var dokumenthanteringen
införd på alla områden. Ett par månader senare, i maj 2006, var även avvikelsehanteringen i gång.
Gunnar Rådberg ser flera generella fördelar med att använda ett IT-baserat system. Med den spridda gruvverksamheten Boliden har är det lättare att ha gemensamma dokument. Kunskapsförmedlingen underlättas också genom att alla dokument går att komma åt och det blir
lättare att samordna dokumentationen i olika ledningssystem.
Behålla rutinerna
De började med att införa dokumenthanteringssystemet. Grupper med representanter från lokala enheter kartlade dokumentationsbehovet och utformade dokumentmallar. Grupperna arbetade även fram en grundläggande struktur för hur de olika dokumenten skulle publiceras.
– Allt tar längre tid än man tror, konstaterar Gunnar Rådberg. Den fysiska installationen gick väldigt fort, men för oss har en ganska omfattande användarutbildning av all personal tagit mycket tid och kraft.
Avvikelserapportering har länge varit viktigt för Boliden. Därför har Boliden sedan lång tid tillbaka arbetat med avvikelse rapportering i ett papperssystem.
– När vi skulle implementera Centuri ville vi behålla den struktur och de rutiner vi hade och det var inga större problem att anpassa Centuri till det, berättar Gunnar Rådberg.
Både morot och piska
Alla 1 200 anställda har i olika omfattning fått information om och utbildning i dokument- och avvikelsehanteringssystemet. Samtliga anställda har fått information om hur man hittar dokument i systemet. Alla chefer, från högsta ledningen till mellancheferna, sammanlagt närmare 70 personer, har fått lära sig alla funktioner i både dokumenthanteringen och avvikelsehanteringen. Dessutom har alla arbetsledare, mellan 60 och 70 personer, fått utbildning i avvikelsehanteringssystemet.
– För att systemet ska bli levande är det väsentligt att så många som möjligt använder det. Det har vi arbetat hårt för. Där är utbildningen nödvändig och att cheferna verkligen prioriterar systemet för att visa att det är viktigt. Dessutom krävs det envishet och uthållighet innan användningen blir en självklarhet. Det behövs nog både lite morot och piska, säger Gunnar Rådberg.
Alla dokument finns tillgängliga för läsning på intranätet via en sida med en länk som kallas Centuri Entré. Under en struktur av olika kategorier fi nns exempelvis avvikelseärenden, arbetsmiljöplaner, skyddsföreskrifter och olika protokoll.
– Det enkla webbgränssnittet i dokumenthanteringssystemet har verkligen underlättat
användningen, berättar han. Om jag skulle göra om något så är det arbetet med att bygga upp strukturen av kategorier för var dokument ska publiceras. Den har blivit lite för krånglig, vilket gör att det ibland blir svårt att hitta rätt dokument.
Gunnar Rådberg menar att satsningen på Centuri har gett flera konkreta positiva effekter. Den kanske viktigaste är att arbetsmiljön på lite sikt blir bättre med ökad systematik. Inget riskerar längre att falla mellan stolarna. En annan positiv effekt är att det underlättar utbildningen av personal när alla dokument finns samlade. En tredje är att kommunikationen med myndigheterna blir enklare genom bättre rapporteringsmöjligheter och bättre ordning och reda. Ytterligare en positiv effekt är att erfarenhetsutbytet mellan olika enheter och avdelningar ökar, till exempel när det gäller utformningen av riskanalyser.
