Ska man rädda liv får inget gå fel. På anestesi- och intensivvårdsavdelningen vid Karolinska universitetssjukhuset arbetar man under de förusättningarna varje dag. En effektiv dokumenthantering är grunden för patientsäkerheten.

Att varje människa är unik är något som personalen på Karolinska universitetssjukhusets anestesi- och intensiv vårdsavdelning blir påminda om dagligen. Där måste varje patient mötas
utifrån sina speciella förutsättningar.

– I vår verksamhet finns det givetvis ett tydligt primärt fokus på att rädda liv. Därför är patientsäkerheten viktig, säger Karin Malm, IT-samordnare på anestesi och intensivvårdskliniken vid Karolinska universitetssjukhuset i Huddinge.

Behov av dokumentation
På avdelningen finns ett stort behov av att systematisera dokumentationen kring medicinska rutiner, omvårdnadsrutiner, användningen av teknisk utrustning och möten.

– Det handlar bland annat om patientsäkerhet och i det perspektivet är systematisk, effektiv och användarvänlig dokumenthantering en viktig grundtrygghet, förklarar Karin Malm.

Dokumentation och dokumenthantering
är även viktigt för den interna kommunikationen. Ingen information får försvinna mellan skiften och alla måste ha möjlighet att ta del av den. Det kan exempelvis handla om medicinska PM som läkare skriver, omvårdnads-PM som sjuksköterskor skriver, mötesprotokoll eller upp daterade manualer för teknisk utrustning. Tidigare låg alla gemensamma dokument i en mapp med undergrupper på vår gemensamma server.

– Men ingen tog riktigt ansvar för att dokumentationen var uppdaterad och det fanns ingen möjlighet att söka efter dokument vilket gjorde det svårt att veta om man hittat rätt, berättar Karin Malm.

En effektiv kommunikation är väsentlig för patientsäkerheten. Därför valde klinikens verksamhetschef att satsa på ett IT-system för dokumenthantering.

– Vi har fått en mycket bättre överblick sedan vi började använda Centuri. Jag tycker också att det har tydliggjort ansvarsfördelningen och helt enkelt skapat bättre ordning och reda. Allt det här bidrar till att vi har fått ett ännu större fokus på patientsäkerheten, säger Karin Malm.

Nästan för fort
Efter att kliniken bestämt sig för Centuri gick det väldigt fort. Den tekniska installationen
gick smidigt och utan problem.

– Det gick nästan för fort, konstaterar hon i efterhand. Den dokumentstruktur vi gjorde stämde inte riktigt med organisationen. Nu har vi lärt oss att det är viktigt att personalen känner igen sig i systemet för att det ska vara lätt att hitta.

Alla 350 anställda kan läsa alla dokument i systemet, medan möjligheten att skapa nya dokument eller uppdatera existerande dokument har kopplats till olika yrkesgrupper och dokumenttyper. För att bättre anpassa systemet till klinikens verksamhet skapades för ungefär
ett år sedan en ny dokumentstruktur med tre huvudavdelningar, klinik/avdelning, område och befattning. Varje huvudavdelning har sedan ett antal underavdelningar. Att hitta rätt kopplingsbegrepp är viktigt för att kunna söka fram dokument. Med det enkla webbgränssnittet som Centuri använder har de sedan byggt en egen startsida på intranätet.

– Det är faktiskt ett litet problem att få personalen att läsa dokumenten och då måste det vara enkelt och tydligt. Vi har exempelvis en direktlänk till de senast publicerade PM:en, berättar Karin Malm.

Informera personalen
En annan lärdom Karin Malm vill dela med sig av är värdet av att tidigt informera personalen om vad som ska ske och varför. Hon menar att det är nödvändigt att cheferna visar att satsningen på ett dokumenthanteringssystem har hög prioritet.

– Man ska komma ihåg att det i vår verksamhet finns ett tydligt, och helt självklart, fokus på att rädda liv och att allt annat kommer i andra hand, säger hon.

Tillsammans med att annan dokumentering, exempelvis journalskrivning, prioriteras högre, och att datorvanan bland personalen är väldigt olika utgör de hinder som måste övervinnas för att dokumenthanteringen ska vara effektiv. Därför har Karin Malm satsat på att utbilda personalen. All personal har informerats om hur man söker i systemet. Antingen genom informationsluncher eller ute på kliniken av representanter från en så kallad Centuri-grupp. De cirka 70 personer som har access för att skapa och uppdatera dokument har även fått en endagsutbildning som Centuri arrangerat.

– I inledningen hade vi också öppethusdagar när personalen kunde komma och få stöd och handledning, berättar hon.

Karin Malm fungerar själv som en sorts intern support. Att snabbt få hjälp om det uppstår svårigheter när man använder systemet är viktigt. När hennes kunskaper inte räcker till använder hon Centuris support.

– För att systemet ska fungera bra måste man hela tiden arbeta med det, säger hon.