Fördelarna med att ha ett systemstöd för ärendehantering är många – förutsatt att det är väl fungerande. Det medför enklare inrapportering, kortare genomloppstider, automatisk information till berörda personer, statistikmöjligheter för att identifiera problemområden och sökbarhet för att dra nytta av tidigare erfarenheter.
Att bedriva ett systematiskt förbättringsarbete blir allt vanligare. Företag med fungerande ledningssystem ser det som en naturlig del i arbetet med ständiga förbättringar som i förlängningen syftar till att öka konkurrenskraft och lönsamhet. Behovet av att driva ett systematiskt förbättringsarbete accentueras dessutom ofta av externa krav från olika standarder, till exempel ISO 9000 och ISO 14000.
Enkelt att rapportera
Att rapportera exempelvis en avvikelse eller lämna ett förbättringsförslag är inget som sker av sig självt. Tvärtom kräver det en aktiv insats av en medarbetare. Därför är det av största vikt att ärendehanteringssystemet är användarvänligt och lättillgängligt.
För att tillgodose detta har vi valt en lösning som ger möjlighet att skräddarsy rapportformulär som sedan görs tillgängligt via det ordinarie intranätet och hanteras med hjälp av en vanlig webb-läsare. I normalfallet konfigureras Centuri så att den som rapporterar bara behöver fylla i formuläret och trycka på ”Skicka”. Resten hanteras automatiskt av systemet.
Automatisk återkoppling
Under ett ärendes livscykel är det ur flera aspekter viktigt att rätt personer informeras. Dels ska den som tagit sig tiden att initiera ärendet kunna följa det och få information när beslut har fattats. Saknas återkoppling kommer medarbetare i långa loppet att uppleva rapportering som meningslöst. Inte minst gäller detta inom förslagsverksamhet.
Lika viktigt är att berörda nyckelpersoner får information om händelser de bör känna till. Exempelvis att en kvalitetschef automatiskt får reda på att en kvalitetsavvikelse har rapporterats eller att en produktionschef informeras om ett driftstopp.
Inget tappas bort
De ärenden som initieras via Centuri tappas inte bort! Det kan t.ex. röra sig om en allmän kundförfrågan som varken är en reklamation eller en offertförfrågan men där det är viktigt att ett svar levereras för att bibehålla en god relation.
Att säkerställa att saker inte ”faller mellan stolar” är en viktig funktion i ett väl fungerande systemstöd.
Sökbarhet
För att på ett snabbt och enkelt sätt kunna dra nytta av tidigare erfarenheter krävs att enskilda ärenden snabbt kan sökas fram. Centuri har stöd för både fritextsökning och sökning på egenskaper. Det gör det möjligt att t.ex. hitta alla ärenden som rör ”leveransförsening”, ett visst reservdelsnummer eller ”trikloretylen”.
Identifiera problemområden
Förutom att hantera enskilda ärenden ska ett bra system också se till att problemområden kan identifieras för att sedan elimineras. Exempelvis ”vilka tio kunder har flest reklamationer”, ”vilken produkt står för flest avvikelser” och ”vilken avdelning har flest tillbud”.
Centuri erbjuder statistikunderlag till sådan analys på en mängd format, från inbyggda standardrapporter till export mot data-warehouse lösningar.
Konfigurerbar standardprodukt
Centuri är en konfigurerbar standardprodukt. Att konfigurera i stället för att programmeringsmässigt anpassa varje installation är en viktig princip för oss. Det innebär att våra kunder använder exakt samma version av Centuri, som sedan konfigurerats tillsammans med respektive företag för att passa deras förutsättningar.
Fördelarna visar sig i form av låga licens- och konsultkostnader, standardiserade installations- och utbildningsförfaranden samt problemfria uppgraderingar.
Stabil plattform
Den viktigaste komponenten för prestanda och stabilitet är databasen. Vi har valt att utveckla Centuri för den marknadsledande plattformen Microsoft SQL Server. Befintliga installationer visar att det är ett klokt val.
Låg ägandekostnad (TCO)
Centuri ger en mycket låg ägandekostnad. Tack vare att det är en standardprodukt hålls konsultinsatsen för installation, utbildning och konfiguration på en låg nivå. Standardproduktstänkandet gör också att uppgraderingar till nya versioner flyter smidigt, då det inte finns några lokala anpassningar. Dessutom delar alla på utvecklingskostnaden vilket leder till låg licenskostnad. Ovanstående i kombination med stabila databaser gör att Centuri erbjuder en ägandekostnad som är svårslagen.