Hur många dokument kan systemet hantera?
Antalet dokument är obegränsat. Centuri har en design som gör att prestanda och systemkraven på datorer inte påverkas av antalet dokument.
Kan dokument ha fler än en godkännare?
Ja. Antalet godkännare som krävs anges per dokumenttyp. Det finns inga begränsningar i antalet men normalt är en eller två godkännare.
Finns det fritextsökning?
Ja.
Vilka systemkrav ställer systemet?
Centuri är resurssnålt för såväl klient som nätverk. På klientsidan är tumregeln att om man kan köra ordbehandlingsprogram och programvara för e post samtidigt med tillfredsställande prestanda, kan man köra Centuri. På serversidan beror systemkraven dels på vilken databas som används och dels på antalet samtidiga användare varför det är svårare att ge några allmänna riktlinjer.
Vad gäller prestanda i nätverket är det vanligtvis storleken på dokumenten som är dimensionerande. Om man kan hämta dokument med acceptabla svarstider kan man i princip också köra Centuri över samma förbindelse.
Hur fungerar arkivering?
Då en ny utgåva av ett dokument publiceras arkiveras föregående utgåva automatiskt. För dokument som inte ersätts av ny utgåva är förfarandet snarlikt det som används för utgivning av dokument.
Kan systemet generera registreringsnummer automatiskt?
Ja. Varje dokumenttyp kan ha en egen registreringsnummerserie.
Hur vet man att berörda personer tagit del av information?
Centuri registrerar vilka som läst varje enskilt dokument och vilka av berörda personer som ännu inte har gjort det. Denna läslogg är dynamisk vilket innebär att för nya medarbetare kommer samtliga dokument de är berörda av att listas som ej lästa.
Kan systemet infoga t ex registreringsnummer, titel och datum för godkännande i dokumenten?
Ja, under förutsättning att dokumentet är skrivet med Microsoft Word eller Microsoft Excel. I övrigt är Centuri oberoende av vilken applikation som används för att skapa dokumentationen.
Kan vi använda vårt Intranät för publicering?
Absolut. Allt fler organisationer väljer att göra all information tillgänglig via ett gemensamt gränssnitt bestående av ett Intranät och bläddrare. Därför är det strategiskt viktigt för oss att kunna erbjuda verktyg för publicering på detta sätt.
Hur styr man vem som får godkänna vad?
Detta styrs per dokumenttyp. Centuri kan till exempel konfigureras så att policy-dokument enbart godkänds av VD men prislistor kan ha flera tänkbara godkännare. Dessutom kan organisationsstrukturen nyttjas genom att en viss typ av dokument ska godkännas av närmaste chef.
Kan vi fortsätta att distribuera dokument på papper?
Ja. Centuri stödjer en blandad distribution, vilket innebär att ett dokument kan distribueras både elektroniskt och på papper. Den som ansvarar för pappers-distributionen definierar vilka krav som ställs på mottagarna, om mottaget dokument ska kvitteras och om ogiltiga utgåvor ska returneras.
Det är önskvärt att hålla andelen dokument som distribueras på papper till ett minimum eftersom det ger upphov till kostnader i olika former. Det är emellertid inte alltid möjligt att distribuera 100 % av informationen elektroniskt, till exempel på grund av arbetsuppgifter som utförs i miljöer som är olämpliga för datorer.
Hur och var sparas dokumenten?
Namngivning av dokument hanteras automatiskt av Centuri. Användaren behöver alltså inte bry sig om vad filer heter och var de lagras. Dokumenten sparas sedan på originalformat för den applikation som använts för att skapa dokumentet.
Kan systemet hantera blanketter?
Ja, Centuri har stöd för blanketthantering. Själva blanketten ges ut som ett verksamhetsstyrande dokument. Utfärdaren bestämmer också vilka typer av dokument som skapas då blanketten fylls i. Dokument kan sedan enkelt skapas på blanketten genom att användare klickar på den.
Måste alla dokument godkännas?
Nej. Det finns många exempel på redovisande information som inte behöver ett godkännande, därför krävs det naturligtvis inte i Centuri heller.
Tillbaka till översikt >>