Effektiv produktion kräver full kontroll på informationen i samtliga processteg. Med systematisk dokumenthantering har Aros Electronics säkrat produktionsprocessen från utveckling till leverans.

Aros Electronics utvecklar och producerar kundspecifik industri elektronik. Deras specialområden är motorstyrningar, sensorer och fältbussteknologi. För att få en snabb och smidig produktionsprocess har utvecklingsavdelningen och produktionen ett nära samarbete där hänsyn tas till producerbarheten redan i ett tidigt skede av konstruktionsfasen. Det intensiva samarbetet mellan konstruktion, utveckling och produktion skapade tidigt ett stort behov av en effektiv dokumenthantering. Fram till 2001 hanterades all dokumentation i ett manuellt pärmsystem som till slut blev alltför ineffektivt. Då valde de att satsa på ett IT-baserat system för dokumenthantering.

– Egentligen började vi med att leta efter ett PDM-system, men vi hittade inget i rimlig prisklass, berättar Thomas Hallberg, kvalitetsansvarig på Aros Electronics.

Egna dokumentmallar Aros Electronics valde i stället dokumenthanteringssystemet Centuri. Implementeringen har, enligt Thomas Hallberg, inte stött på några större problem. Tekniker från Centuri hjälpte till med den fysiska implementeringen och Centuri stod även för utbildningen av den personal som arbetar direkt i systemet. All personal på Aros Electronics har dock tillgång till dokument hanteringssystemet för att kunna läsa dokument via ett webbgränssnitt.

– Systemet behövde inte anpassas någonting. Det enda vi behövde göra var egna dokumentmallar, säger han. Och efter utbildningen kom vi ganska snabbt igång med att använda systemet.

Införandet gav också företaget en möjlighet att se över hela sitt dokumentflöde.

– Vi tänkte bland annat igenom vilka dokument som ska finnas med, hur vi använder dem och vem som behöver ha tillgång till dokumenten, säger Thomas Hallberg.

Inget faller mellan stolarna Idag använder de dokumenthanteringssystemet främst för produktdokumentation och för arbetet med verksamhetssystemet ISO 9001.

– Kvalitetsarbetet är en naturlig och integrerad del i vår verksamhet och basen i vår kvalitetsledning är en verksamhetshandbok som är under ständig utveckling, berättar Thomas Hallberg.

Nu är varje dokument tydligt kopplat till exempelvis en speciell produkt eller en viss rutin i verksamhetshandboken och inga dokument faller längre mellan stolarna. Det är enklare att hantera dokumenten och det är enkelt att länka mellan olika dokument. Antalet dokument har snarare ökat än minskat, men Thomas Hallberg menar att varje dokument numera innehåller
mer direkt riktad information. Det betyder att användarna inte behöver läsa lika många och långa dokument för att hitta den information de söker. I produktdokumentationen hanteras exempelvis ritningar, monteringsanvisningar och provningsinstruktioner. I verksamhetshandboken blir det bland annat arbetsinstruktioner, checklistor, kvalitetsmål, kvalitetsutfall och kundinformation. En grundtanke har varit att det ska vara enkelt för personalen att använda systemet. Att de ska veta att det är rätt dokument de tittar på när de plockar fram exempelvis en produktionsorder.

– Vi har byggt ett enkelt webbgränssnitt där varje enskild medarbetare utgår från artikelnumret i en produktionsorder. I Centuri fi nns dokument kopplade till artikelnumret där användaren får tillgång till all information som behövs, berättar Thomas Hallberg.

Levande system Aros Electronics har sammanlagt ungefär 85 anställda. Alla kan enkelt läsa dokumenten men det är enbart chefer och produktkoordinatorerna som har access för att publicera och godkänna nya eller uppdaterade dokument. Thomas Hallberg menar att utgivningsprocessen av ett dokument i Centuri är både snabb och enkel. Det är något som bidrar till att de har ett effektivt och levande dokumenthanteringssystem. En helt vanlig utgivningsprocess av ett styrande dokument börjar med att man väljer att skapa ett nytt dokument och anger dokumenttyp. Därefter ger man dokumentet ett kopplingsbegrepp, exempelvis ett artikelnummer eller en rutin. Dokumentet ska också kopplas till en distributionskanal så att rätt avdelning och personer får ta del av dokumentet när det är färdigt. Sedan är det bara att fylla dokumentet med innehåll och skicka det till eventuella remisspersoner som antingen ger dokumentet grönt, gult, eller rött ljus. Ett styrande dokument ska även slutgodkännas. Till sist är det bara att publicera dokumentet som då blir tillgängligt att läsa för alla. De som direkt berörs av det nya eller ändrade dokumentet meddelas även via mejl.

– Visst finns det en liten start tröskel för de som inte använder systemet så ofta, men jag tycker att det är väldigt logiskt uppbyggt så det är egentligen bara att klicka sig fram bland olika alternativ, konstaterar Thomas Hallberg.