Med ett digitalt dokument- och avvikelsehanteringssystem har rörverket RUUKKI Sverige full kontroll över all verksamhetsinformation. Avvikelsehanteringen blir dessutom enklare och effektivare.

RUUKKI Sverige AB har massvis av information som ska dokumenteras och arkiveras. Mängden information ökar hela tiden, vilket gör att behovet av att kontrollera informationsflödet inom organisationen blir allt större. Rörverket RUUKKI Sverige AB i Virsbo, tidigare Wirsbo Stålrör AB, hade för några år sedan ett 60-tal pärmar utspridda i lokalerna med information som ständigt skulle uppdateras. Ett tidskrävande arbete, men det var också svårt att få full kontroll över alla viktiga papper, minns Gustav Brännkärr som är övergripande systemsamordnare för verkets digitala dokumenthanteringssystem, Centuri.

– Det är en stor fördel för oss att ha alla dokument samlade elektroniskt, eftersom vi numera säkert vet att personalen har tagit del av den information som berör dem i sin roll, berättar han. Dessutom blir alla dokument sökbara.

Personlig information
RUUKKI Sverige är en del av den stora finska koncernen RUUKKI. Arbetet är kringgärdat av en mängd skydds- och säkerhetsföreskrifter samt arbetsmiljöregler och de cirka 220 anställda i Virsbo måste vara väl informerade om vad som gäller. Tack vare funktionen ”berör mig” kan användaren få filtrerad personlig information levererad till sig.

– Varje anställd har fått ett egennamn i systemet som också registrerar när de läser dokumenten, berättar Gustav Brännkärr och tillägger att berörd personal informeras via e-post när det kommer en ny utgåva av ett dokument.

Information via datorn
Rörverket har använt det digitala dokumenthanteringssystemet från Centuri sedan 1998. Numera ingår även en ärende-, avvikelse- och flödeshanteringsmotor i standardprodukten Centuri. Systemen bygger på plattformarna Microsoft SQL Server och alla dokument som lagras i databasen kan sökas och läsas via webb- eller Windowsklienter. Dokumenthanteringssystemet hanterar verksamhetsstyrande och redovisande dokument. Till exempel har rörverket samlat i stort sett alla ritningar och aktuella produktspecifi kationer i Centuri. Enligt Gustav Brännkärr är det en särskild rättighet att delta i dokumentproduktionen. Alla användare kommer alltid åt den senast giltiga utgåvan av ett dokument direkt via skärmen. De anställda går in i Centuri för att se de aktuella ritningarna direkt i terminaler ute i fabriken.

Gustav Brännkärr upplever särskilt att företagets kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete blivit enklare och eff ektivare. Med hjälp från Centuri går det att styra dokumenten enligt de regler som olika standarder kräver. RUUKKI Sverige är certifierat enligt ISO 9001 och ISO 14001.

– Ledningssystemen kräver fortfarande mycket arbete, men hanteringen av arbetet har blivit enklare och effektivare. Särskilt när det gäller att hantera revisioner och revisionsavvikelser, framhåller han.

Elektroniska blanketter
RUUKKI Sverige startade med elektronisk ärendehantering av avvikelser 2002.

– Vi hade stora problem med avvikelsehanteringen.
Papper försvann eller blev liggande någonstans, konstaterar han.

De fick hjälp av Centuri med att konfigurera upp ett flöde för avvikelsehanteringen, men systemet kan även användas för exempelvis rapportering av tillbud, olyckor revisionsavvikelser eller externa reklamationer. Enligt Gustav Brännkärr är den största skillnaden med att elektroniskt dokumenteraavvikelserna att de enkelt och effektivt skickas till rätt person och att systemet hela tiden håller reda på var de fi nns. Alla kan dessutom kontinuerligt följa status på sitt ärende. Det har gjort att rörverket har blivit mycket bättre på att ta hand om sina avvikelser och det blir inte längre en kraftig fördröjning i och med själva handläggningen. Samtliga avvikelser är dessutom väl dokumenterade och sökbara i systemet. Förutom generell basstatistik kan all inrapporterad information tas ut i form av statistik som kan skräddarsys utifrån användarens behov.