Dokument

Centuri dokumenthantering är användarvänligt och håller enkelt och effektivt ordning på verksamhets- och företagsinformation som riktlinjer, policys, instruktioner, blanketter, formulär och protokoll.

Jag har erfarenhet av Centuri sedan många år tillbaka. Systemet hjälper oss att hålla ordning och reda på dokumenten i vårt ledingssystem och passar företag och organisationer oavsett om man arbetar i en stor eller liten verksamhet.

Anna-Lena Östensson, Kvalitetschef,

Fåddman AB

Centuri dokumenthantering

För att människor ska uppleva användandet av ett dokumenthanteringssystem som meningsfullt, måste det vara enkelt att hitta efterfrågad information. Undersökningar visar att det går åt mycket tid att leta efter relevant information. Det kan snabbt bli ett irritationsmoment som tar onödig tid och kraft i anspråk och framförallt kan det bli kostsamt för en organisation.

Vi på Centuri har därför bestämt oss för att det absolut viktigaste är enkelheten. Vårt dokumenthanteringssystem ger varje användare möjlighet att skapa egna personliga vyer som presenterar informationen på olika sätt. Sökning kan ske på såväl dokumentegenskaper som innehåll i dokumenten, men även genom avancerad filtrering.

Centuri lever upp till kvalitetskrav och ISO-standarder

Centuri lever dessutom upp till högt ställda kvalitetskrav från bland annat SWEDAC, FDA, BRC och kravstandarder som ISO 9001, 14001 och 22000. Detta återspeglas i vår kundstruktur där en stor majoritet har ackrediterade eller certifierade ledningssystem.

Centuri Dokumenhanteringssystem

Fördelarna med Centuri dokumenthantering

Dagens stora informationsmängd ökar behovet av att kontrollera flödet av information inom organisationer. Det sker hela tiden ett utbyte av information internt, men också gentemot till exempel kunder, ägare, leverantörer och myndigheter. Det är av avgörande betydelse för en organisations framgång att informationen som kommuniceras är begriplig, tydlig och aktuell. Behovet accentueras dessutom ofta av externa krav från olika standarder och regelverk.

Enkelt att förändra information vid behov

Centuri förenklar arbetet med all dokumentation. Centuri tar inte bara hand om presentationen utan stödjer aktivt utgivningsprocessen av dokument. Fördelarna med det är många, främst kortare ledtider från idé till publicerat dokument, bättre överblick samt enklare att förändra information vid behov.

Centuri-ska-vara-enkelt-tillgängligt-smart

Enkel administrativ process vid förändringar

Omvärlden såväl som den egna organisationen förändras. Detta medför att informationen som används för att styra verksamheten måste förändras i takt med ändrade förutsättningar. För att uppnå det får inte den administrativa processen för att ändra och distribuera information vara så arbetskrävande att den blir ett hinder. Centuri eliminerar många praktiska hinder för dokumentutgivning genom att erbjuda ett mycket bra och effektivt stöd för hela utgivningsprocessen. Beprövad pedagogik gör det lätt, även för ovana användare.

Användarvänligt gränssnitt

Centuri ger erbjuder ett användarvänligt gränssnitt för att kunna hitta rätt information snabbt. Medarbetarna behöver inte bry sig om var informationen finns lagrad, utan kan koncentrera sig på att hitta den. Detta sker genom olika vyer. Dessa vyer presenterar informationen på olika sätt. Man kan välja själv vilket sätt som passar bäst för tillfället. Att byta vy sker snabbt, vilket ger möjligheten att alltid välja optimalt presentationssätt. Centuri kan bland annat filtrera ut den information som medarbetaren är berörd av.

Kraftfull sökning

Förutom att få informationen presenterad via vyerna är Centuris sökfunktion mycket kraftfull. Man kan exempelvis söka på:

All information om dokumentet lagras

Det ska aldrig råda någon tveksamhet över att informationen är aktuell. Som användare av Centuri behöver man aldrig oroa sig över detta. All information som finns i systemet är godkänd, publicerad och giltig. Vill man veta mer om ett dokument kan man titta på dess egenskaper. Via egenskaperna man veta vem som upprättat, granskat och godkänt dokumentet samt dess giltighetstid, relationer till andra dokument, avdelningar, enheter, roller, processer, standarder med mera.

Jämförelse mot tidigare utgåvor

Det kan ibland vara svårt att se vad som förändrats mellan två utgåvor. Centuri hjälper till genom att visa ett jämförelsedokument där man enkelt kan se skillnaden mellan aktuell utgåva och den föregående utgåvan.

Lämna synpunkter på publicerade dokument

I Centuri finns möjlighet att skicka synpunkter på dokumenten. Synpunkterna skickas automatiskt via e-post till rätt person. Det är tryggt att veta att detta sker automatiskt och med Centuri behöver man inte bekymra sig över sådant. Går det lätt att ge synpunkter på ett dokument är chansen större att informationen blir mer korrekt, vilket alla i organisationen vinner på.

Inbyggd hjälpfunktion i Centuri

Centuri är lätt att administrera eftersom det finns tydliga dialoger och en hjälpfunktion som är inbyggd i systemet som leder samordnaren/administratören genom sina arbetsuppgifter. Designen av Centuri är anpassad för att man lätt ska kunna ändra i systemet i takt med att organisationen förändras. Detta kan gälla vid exempelvis personalomsättningar eller omorganisationer.

Centuris-Dokumenthanteringsprocess

Enkelt att skapa information i Centuri

Centuri underlättar alla steg från att skapa ett nytt dokument till att arkivera det. Bilden ovan ger exempel på de steg i utgivningsprocessen som är möjliga, men det kan se olika ut beroende på vilken typ av dokument som ska publiceras och hur man har valt att konfigurera systemet. Till exempel kan man ha flera granskare och/eller remissmottagare för vissa typer av styrande dokument, men för en del redovisande dokument som t.ex. bruksanvisningar krävs varken granskning, remiss eller godkännande, utan kan publiceras direkt.

Använd olika typer av program

Texterna kan skrivas i  de flesta program, som till exempel Microsoft Word, Open Office, Power Point eller Excel. Centuri är helt oberoende av vilken applikation man använder för att skriva dokument, men med Microsoft Word och Microsoft Excel kan man dock få utökad funktionalitet.

Pappersmottagare

Centuri tillhandahåller funktioner för att hantera och distribuera registrerade papperskopior, som ska visas på anslagstavlor, i tarifoldrar och pärmar med mera.

Dokument

Avtal

Ärenden

Processer

Förbättringar

Avvikelser

Reklamationer

Centuri Plus

Centuri OnBoard

Tack för ditt meddelande, vi kontaktar dig inom kort!
Boka webbdemo:

Boka webbdemo idag så kommer du förstå styrkan med Centuri

Boka demo här Eller kontakta oss