Boliden

Boliden är ett av Europas ledande gruv- och smältverksföretag med verksamhet i Sverige, Finland, Norge, Nederländerna och på Irland. Bolidens svenska gruvverksamhet arbetar främst med brytning och anrikning.

Ladda hem referens som PDF

Utmaning

All viktig dokumentation fanns i pärmar, på intranätet eller i personalens egna datorer. Det var svårt att hitta dokumenten och söka bland dem och svårt att veta om det var rätt version. Det var även problem att få reda på om alla medarbetare hade tillgång till alla nödvändiga dokument och om de läste dem.

Lösning

Boliden började med att införa Centuri dokumenthanteringssystem. Grupper med representanter från lokala enheter kartlade dokumentationsbehovet och utformade dokumentmallar. De arbetade även fram en grundläggande struktur för hur de olika dokumenten skulle publiceras. Några månader senare infördes Centuri ärende- och avvikelsehanteringssystem.

Resultat

Alla dokument finns tillgängliga för läsning via intranätet, vilket har lett till ökad systematik. Inget riskerar längre att falla mellan stolarna. Utbildning av ny personal underlättas när alla dokument finns samlade. Kommunikationen med myndigheterna blir enklare genom bättre rapporteringsmöjligheter, bättre ordning och reda. Dessutom har samarbetet och erfarenhetsutbytet mellan olika enheter och avdelningar har ökat.

Ledningssystem och IT-stöd för dokumenthantering

Arbetsmiljö, energi, kvalitet och miljö är viktiga områden för alla företag. Boliden Minerals svenska gruvverksamhet systematiserar sitt arbete genom att använda ledningssystem. Det gör att de satsar på IT-stöd för dokument- och avvikelsehantering. Sedan 2009 är alla affärsområden inom gruvföretaget Boliden Mineral certifierat enligt standarder för kvalitet, energi, miljö och arbetsmiljö. 2005 började de sin resa genom att starta två projekt; ett som ska förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet och leda fram till en certifiering och ett som ska leda fram till ett certifierat energiledningssystem.

– När vi startade de här projekten upptäckte vi snabbt att det behövdes ett datoriserat system för att hantera dokumentationen, berättar Gunnar Rådberg som är miljöchef för den svenska gruvverksamheten och projektledare för ett av projekten.

boliden1

Omöjligt hålla ordning

Fram till 2005 fanns dokumentationen spridd i pärmar, på intranätet eller i personalens egna datorer. Därmed blev det ibland svårt att veta var ett dokument fanns, om det var rätt version eller om alla hade tillgång till nödvändiga dokument.

– Det blev till slut omöjligt att upprätthålla dokumentationen, säger Gunnar Rådberg.

När de valde att satsa på ett IT-stöd för dokumenthanteringen bestämde de sig samtidigt för att inte bygga något eget system. De ville ha ett som var färdigt att använda och som dessutom skulle vara lätt att hantera. Boliden satsade på Centuris båda system för dokumenthantering och avvikelsehantering. I januari 2006 var dokumenthanteringen införd på alla områden. Ett par månader senare, i maj 2006, var även avvikelsehanteringen i gång. Gunnar Rådberg ser flera generella fördelar med att använda ett IT-baserat system. Med den spridda gruvverksamheten Boliden har är det lättare att ha gemensamma dokument. Kunskapsförmedlingen underlättas också genom att alla dokument går att komma åt och det blir lättare att samordna dokumentationen i olika ledningssystem.

Behålla rutinerna

De började med att införa dokumenthanteringssystemet. Grupper med representanter från lokala enheter kartlade dokumentationsbehovet och utformade dokumentmallar. Grupperna arbetade även fram en grundläggande struktur för hur de olika dokumenten skulle publiceras.

– Allt tar längre tid än man tror, konstaterar Gunnar Rådberg. Den fysiska installationen gick väldigt fort, men för oss har en ganska omfattande användarutbildning av all personal tagit mycket tid och kraft. Avvikelserapportering har länge varit viktigt för Boliden. Därför har Boliden sedan lång tid tillbaka arbetat med avvikelse rapportering i ett papperssystem.

– När vi skulle implementera Centuri ville vi behålla den struktur och de rutiner vi hade och det var inga större problem att anpassa Centuri till det, berättar Gunnar Rådberg.

boliden2

Både morot och piska

Alla anställda har i olika omfattning fått information om och utbildning i dokument- och avvikelsehanteringssystemet. Samtliga anställda har fått information om hur man hittar dokument i systemet. Alla chefer, från högsta ledningen till mellancheferna har fått lära sig alla funktioner i både dokumenthanteringen och avvikelsehanteringen. Dessutom har alla arbetsledare fått utbildning i avvikelsehanteringssystemet.

– För att systemet ska bli levande är det väsentligt att så många som möjligt använder det. Det har vi arbetat hårt för. Där är utbildningen nödvändig och att cheferna verkligen prioriterar systemet för att visa att det är viktigt. Dessutom krävs det envishet och uthållighet innan användningen blir en självklarhet. Det behövs nog både lite morot och piska, säger Gunnar Rådberg. Alla dokument finns tillgängliga för läsning på intranätet via en sida med en länk som kallas Centuri Entré. Under en struktur av olika kategorier finns exempelvis avvikelseärenden, arbetsmiljöplaner, skyddsföreskrifter och olika protokoll.

– Det enkla webbgränssnittet i dokumenthanteringssystemet har verkligen underlättat användningen, berättar han. Om jag skulle göra om något så är det arbetet med att bygga upp strukturen av kategorier för var dokument ska publiceras. Den har blivit lite för krånglig, vilket gör att det ibland blir svårt att hitta rätt dokument.

Gunnar Rådberg menar att satsningen på Centuri har gett flera konkreta positiva effekter. Den kanske viktigaste är att arbetsmiljön på lite sikt blir bättre med ökad systematik. Inget riskerar längre att falla mellan stolarna. En annan positiv effekt är att det underlättar utbildningen av personal när alla dokument finns samlade. En tredje är att kommunikationen med myndigheterna blir enklare genom bättre rapporteringsmöjligheter och bättre ordning och reda. Ytterligare en positiv effekt är att erfarenhetsutbytet mellan olika enheter och avdelningar ökar, till exempel när det gäller utformningen av riskanalyser.

Branschreferenser

Är du intresserad av att veta mer om våra branschreferenser, fyll i formuläret med namn, e-postadress och vilka branscher du vill veta mer om så skickar vi dig information.

Eller kontakta oss direkt på:

Dina uppgifter:



Peab

Byggindustri

Polarbröd

Livsmedelsindustri

Karolinska Universitetssjukhuset

Hälso- och sjukvård

Region Västmanland

Hälso- och sjukvård

Capio Psykiatri

Hälso- och sjukvård

Boliden

Gruvindustri

Aleris

Hälso- och sjukvård