Peab

Peab har med Centuri som plattform skapat ett nytt integrerat kvalitetslednings- och dokumenthanteringssystem. Den tidigare dokumentanarkin är nu avvecklad och informationsöarna är sammanlänkande i ett koncerngemensamt och lättillgängligt informationsnav.

Ladda ner referens som pdf

Utmaning

Fram till 2011 var Peabs informations-, kvalitetslednings- och dokumentprocesser relativt heterogena där divisionerna hanterade processerna på olika sätt i egna system.

Lösning

För att förenkla, effektivisera och integrera kvalitetsarbetet, informations- och dokumenthanteringen i hela verksamheten har Peab infört ett nytt koncerngemensamt kvalitetslednings- och dokumenthanteringssystem baserat på Centuri och 2c8.

Resultat

Den nya lösningen leder till högre informationskvalitet samt bättre översikt och kontroll över alla processer, dokument och informations-bärare. Det har blivit enklare att se och förstå process- och informationsflöden och att hitta dokument och mallar. Risken för dubbletter och kostsamma manuella rutiner har eliminerats.

Ingela Söderlind Peab

Vi har äntligen fått ordning på alla dokumentrutiner, mallar, processer och ärendehantering i hela koncernen. Alla styrdokument och mallar finns nu på ett enda ställe, som alla kan komma åt på ett enkelt sätt. Det leder till högre effektivitet och kontroll samtidigt som vi aldrig någonsin igen behöver ”uppfinna hjulet” varje gång ett nytt projekt startas.

Ingela Söderlind, kvalitetschef,

Peab

Peab bygger Sandobron Foto: Bruno Ehrs

Centuri överbryggar informationsöar hos Peab

Peab har med Centuri som plattform skapat ett nytt integrerat kvalitetslednings- och dokumenthanteringssystem. Den tidigare dokumentanarkin är nu avvecklad och informationsöarna är sammanlänkande i ett koncerngemensamt och lättillgängligt informationsnav.

– Vi har äntligen fått ordning på alla dokumentrutiner, mallar, processer och ärendehanteringen i hela koncernen. Alla styrdokument och mallar finns nu på ett enda ställe, som alla kan komma åt på ett enkelt sätt. Det leder till högre effektivitet och kontroll samtidigt som vi aldrig någonsin igen behöver ”uppfinna hjulet” varje gång ett nytt projekt startas, konstaterar Ingela Söderlind, kvalitetschef på Peab.

Från dokumentanarki till järnkoll

Peab är ett av Nordens ledande bygg- och anläggningsföretag, med 14 000 anställda i verksamheter i Sverige, Norge och Finland. Verksamheterna spänner över allt från byggnation av fastigheter och infrastrukturanläggningar till produktion av byggnadsmaterial som betong och grus. Det är en komplex organisation med många bolag och varumärken.

Fram till 2011 var koncernens informations-, kvalitetslednings- och dokumentprocesser relativt heterogena där divisionerna hanterade processerna på olika sätt i egna system. För att förenkla och effektivisera verksamheten togs beslut om att omstrukturera hela koncernen i fyra affärsområden. I samband med det fick Ingela Söderlind till uppgift att harmonisera, integrera och centralisera kvalitetsarbetet, informations- och dokumenthanteringen för hela koncernen. Målet var att skapa ett gemensamt, hållbart, strömlinjeformat, kontrollerat, uppföljningsbart och effektivt informationssystem.

– Vi startade arbetet med att bygga upp ett gemensamt ramverk för hela koncernens process- och dokumenthantering utifrån Peabs affärsmodell. Ramverket innehåller bland annat en kategorisering av olika dokumenttyper som avtal, styrdokument med mera samt mallar och olika typer av informationsbärare. På det sättet har vi kunnat renodla dokumentfloran och processerna till en koncerngemensam och enhetlig informationsstruktur, förklarar Ingela.

Medarbetare på Peab, Foto Lasse Holm

Processkartor gör det lättare att hitta och förstå

När dokumentstrukturen benats ut och informationsprocesserna standardiserats behövde en lämplig plattform för själva hanteringen byggas eller införskaffas. Delar av informationsprocesserna hanterades sedan tidigare i egenutvecklade Sharepointlösningar. Ingela och hennes team ansåg dock att Sharepoint inte kunde erbjuda samma kvalitetssäkring och tillgänglighet som ett dedikerat dokumenthanteringssystem.

– Sharepoint har en så pass bred funktionalitet att det blir för komplicerat att administrera och att använda. Vi ville ha en enkel lösning som alla medarbetare kan använda och ha nytta av. Efter en omfattande utvärdering av olika dokumenthanteringssystem fastnade vi till slut för Centuri, som vi upplevde kunde leverera den mest användarvänliga, effektiva och flexibla lösningen. Systemet är lätt att införa och att introducera för användarna. Dessutom är det enkelt att integrera Centuri med vårt Sharepointbaserade intranät och projektsystem, framhåller Ingela.

Genom Centuri fick Peab också upp ögonen för modelleringsverktyget 2c8. Med 2c8 har Peab byggt processkartor som länkar till alla dokument och ärenden inom hela koncernen. Ledningen har egna processkartor som de enkelt navigerar runt i för att studera processerna och hitta rätt dokument. Övriga medarbetare kommer åt processkartorna och de dokument som de har behörighet till via intranätet.

– Med 2c8 har vi skapat ett mycket tydligt och lättillgängligt gränssnitt för hela kvalitetslednings- och dokumentstrukturen. Vi kallar det för Navet eftersom det både knyter samman all information och visar hur alla processer och all information hänger ihop. I Navet kan man tydligt se hur alla flöden ser ut, vilken roll varje medarbetare har och vad som förväntas av dem. Det är bra för alla men kan vara särskilt användbart vid nyanställningar, poängterar Ingela.

Ökad synergi och högre informationskvalitet

Ingela berättar att nästa steg i utvecklingen av Navet är att bygga ut det med händelse- och förbättrings­hantering. Här kommer alla typer av avvikelser och förbättringsaktiviteter att hanteras, som till exempel tillbud och olyckor, kundsynpunkter och avvikelser mot avtal.

– Den nya lösningen kommer att ge kvalitetscheferna bättre kontroll och översikt samt snabbare återkoppling på allt förbättringsarbete. Det innebär även att vi kommer bort från alla manuella rutiner. Det kommer också att underlätta för medarbetarna att påverka sin arbetssituation då de mycket lättare kan lämna förbättringsförslag på och utveckla sina uppgifter, rutiner och roller, tror Ingela och fortsätter:

– Med all information, ärendehantering och alla dokument i ett centralt, gemensamt och lättåtkomligt system för hela koncernen förbättras informationskvaliteten betydligt. Samtidigt elimineras många onödiga arbetsuppgifter, som till exempel nyskapande av dokument som redan finns i en annan verksamhetsgren. Kunskapsöverföringen mellan olika verksamheter kommer att öka, vilket stärker Peab som koncern.

Branschreferenser

Är du intresserad av att veta mer om våra branschreferenser, fyll i formuläret med namn, e-postadress och vilka branscher du vill veta mer om så skickar vi dig information.

Eller kontakta oss direkt på:

Dina uppgifter:



Peab

Byggindustri

Polarbröd

Livsmedelsindustri

Karolinska Universitetssjukhuset

Hälso- och sjukvård

Region Västmanland

Hälso- och sjukvård

Capio Psykiatri

Hälso- och sjukvård

Boliden

Gruvindustri

Aleris

Hälso- och sjukvård