Välkommen till en värld av ordning och reda

Med rätt informations- och processhantering blir GDPR vägen till högre lönsamhet och effektivitet.

GDPR, en möjlighet

EUs dataskyddsförordning, GDPR, börjar gälla den 25 maj. Men den nya förordningen behöver inte vara det hot och den belastning som många anser att den är. Se istället lagen som en möjlighet för ledning och medarbetare att lägga grunden till en effektivare och mer agil arbetsorganisation genom att rätta till vanliga brister i lednings- och informationshanteringen.

GDPR med Centuri innebär en säker och effektiv hantering:

Effektiv verksamhetsstyrning – med fullt stöd för GDPR

Centuri är en heltäckande plattform för informationshantering (Content Service Platform). Genom att strukturera och göra hela företagets information tillgänglig för de som behöver den skapas den överblick, besluts- och handlingskraft som krävs för att kunna styra verksamheten säkert och effektivt.

Med Centuri formas informationsprocesser, gemensamma arbetssätt och samarbeten. Lättanvända verktyg och funktioner för produktion, bearbetning och uppföljning av dokument och ärenden gör det enkelt att hålla informationen korrekt och aktuell. Dessutom skapas förutsättningar för kontinuerligt lärande med samlade ärendeflöden och analysfunktioner.

Med Centuri säkerställer du:

Centuris system för lednings- och informationshantering fungerar för alla typer av branscher och organisationer. Färdiga och beprövade mallar och integrationer gör implementeringen snabb och effektiv.
Centuri uppfyller högt ställda kvalitetskrav från bland annat SWEDAC, FDA, BRC samt kravstandarder som ISO 9001, 14001 och 22000.

GDPR-hantering med Centuri

Några av funktionerna med Centuris system för lednings- och informationshantering är:

Automatisk gallring

Bestäm vilka typer av dokumentation som automatiskt ska gallras. Detta görs genom att sätta arkiveringstider enligt förutbestämda regler.

Automatisk anonymisering

Bestäm att personuppgifterna ska raderas efter att ett ärende är färdigbehandlat. Resterande information sparas för för att säkerställa korrigerande åtgärder och göra analys av rotorsaker.

Kraftfull sökfunktion

Identifiera personuppgifter, även den som förekommer i löptext.

Överflyttning av ägarskap

Radera personuppgifter när någon slutat. Flytta ägandeskapet av informationen till den utsedda efterträdaren.

Incidentberedskap

Centuri har färdigkonfigurerat ärendeflöde för hantering av personuppgifts-incidenter med koppling till Integritetsskyddsmyndigheten.

Omni-indexering

Indexera alla personuppgifter över samtliga system*. Tilldela kunden access till uppgifterna.

Vilka andra utmaningar inom informationshanteringen brottas du med?

Gömmer sig CV’s från gamla rekryteringar kvar i mail-korgarna? Är onboarding-processerna inte säkrade?

Med rätt system för informationshantering eftersöks felaktigt lagrade personuppgifter i företagets samtliga system.

  • Webbformulär och processer för rekryteringar med automatisk gallring som gör att du klarar GDPR-kraven
  • Alltid uppdaterade och versionshanterade gemensamma mallar för personalavtal, utvecklingssamtal, arbetsmiljöplaner, förändringsplaner etc
  • Flöden för on-boarding för att säkerställa alla detaljer som ska på plats
  • Anonymisering och överflytt av ägarskap över dokument och ärenden vid personalförändringar

Flöden för hantering av arbetsmiljöärenden i enlighet med AFS2015:4

Oklart vilken version av alla offertmallar som är den aktuella? Osäker på vilka avtal som är utgångna?

Dokument som förses med funktioner för automatiserad versionshantering och tidsbegränsad giltighet minskar risken för fel och underlättar arbetet samt skapar tid för mer produktivt arbete.

  • Offertmallar som säkerställer att inga avtalsvillkor glöms bort
  • Alltid aktuella versioner av produktblad och teknisk information som enkelt bifogas till offerter
  • Offerter och avtal samlade på ett ställe – inte i säljarnas mail-boxar
  • Kraftfull sökmotor som hittar det som är relevant just för dig
  • Godkännande-flöden för offerter enligt attest-regler
  • Kvittering av information som ger dig svart på vitt att alla läst och tagit till sig information som går ut
  • Automatisk varning när avtal håller på att gå ut och ska omförhandlas
  • Automatisk gallring av offerter och avtal för att säkerställa GDPR-kraven
  • Kontroll över reklamationshanteringen oavsett kanal
  • Tillgång till all information oavsett om du använder dator, läsplatta eller telefon – oavsett om du är på kontoret eller på affärsbesök

Onödigt höga kostnader relaterade till GDPR-arbetet på grund av brister i kvalitetsarbetet och ineffektiv administration?

Att förbättra IT-stödet för lednings- och informationshantering är en av dem mest kostnadseffektiva investeringar ett företag kan göra. Förutom minskade kostnader ökas effektiviteten hos alla som omfattas arbetar utifrån plattformen.

  • Alla dokument skapas utifrån uppdaterade och versionshanterade mallar som säkerställer att all information finns med
  • Alla dokument, offerter och avtal är samlade på ett ställe och i en version – inte i olika versioner på olika hårddiskar, e-postboxar och filservrar
  • Kraftfull sökmotor hittar det som är relevant för dig och övriga medarbetares funktion och behörighet
  • Kvittering från alla berörda att de tagit del av och förstått information
  • Godkännande-flöden baserat på företagets utarbetade attest-regler
  • Tillgång till all information oavsett om du använder dator, läsplatta eller mobil
  • Enkelt och tydligt stöd för administration av ärendeflöden
  • Färdiga ärendeflöden för personuppgifts-incidenter med koppling till Integritetsskyddsmyndigheten
  • Möjlighet till elektronisk signering

Osäker på om utgående information tas emot och förstås? För få inkomna förbättringsförslag?

Det är inte ovanligt att förbättringsarbetet ses som en börda av organisationen. De vanligaste orsakerna är otydliga arbetsprocesser och instruktioner eller att för mycket av arbetstiden går till ineffektiv administration.

  • Alltid uppdaterade och versionshanterade arbetsprocesser, instruktioner, policies och riktlinjer
  • Enkelt att samarbeta kring utvecklingen av rutiner och dokument
  • Kvittering från alla berörda att de tagit del av och förstått information
  • Kraftfull sökmotor som hittar det som är relevant just för dig
  • Mobil avvikelserapportering via mobiltelefon eller läsplatta
  • Enkel uppsättning av nya ärendeflöden med möjlighet att lägga till bilder, geografisk position etc
  • Tillgång till all information oavsett om du använder dator, läsplatta eller mobiltelefon – oavsett var du är
  • Med vår koppling till 2c8 kan du också skapa: Processmodeller, organisationsmodeller, intressentmodeller, relationsmodeller.

Läs mer om behov och förbättringsområden inom infohantering

Informationstrycket i svenska företag ökar och på alla nivåer i företaget ägnas mer av arbetstiden till administration. Vilka problem inom informationshanteringen upplevs som störst? Vilka funktioner i ledningssystemet som anses vara nödvändiga för respektive roll i företaget?

Ladda ner Centuris undersökning och få en bild över vilka förbättringsområden man tycker bör prioriteras i svenska företag.

Länk till dokument
Referenser:
Peab logo

Onödigt höga kostnader relaterade till GDPR-arbetet på grund av brister i kvalitetsarbetet och ineffektiv administration?

Länk till dokument

Jag vill veta mer om GDPR med Centuri