Faller din dokumenthantering ihop så snart du tittar bort?
Instruktioner, avtal, blanketter, rutiner och protokoll. Listan på dokument som flödar i verksamheter kan göras lång. Att få översikt över alla dokument och se till att de hanteras som de ska varje dag är en utmaning.
Att skapa ordning är ingen konst. Svårigheten ligger i att hålla ordning. Många har säkert försökt att få alla att benämna dokument enligt ett visst regelverk, och försökt vara tydlig i vilken information som ska lagras i vilken mapp på servern eller i molnet. Och allt brukar fungera i ungefär en månad.
En dåligt systemstöd för dokumenthantering leder inte bara till en stökig vardag (vilket är jobbigt nog) utan också problem som:
Dubbelarbete
Om informationen är splittrad eller man inte hittar den riskerar man att skapa dokument som redan finns.
Felaktiga beslut
Om informationen är för gammal eller inte stämmer kan det påverka de beslut som tas.
Bristande överblick
Om informationen inte hittas snabbt och enkelt när man behöver den så är det ingen som tar den till sig. Något som snabbt leder till brister i gemensamma arbetssätt och lågt engagemang